27 stycznia 2022

Jak zadbać o bezpieczne niszczenie dokumentów?

Wraz z wejściem w życie RODO przedsiębiorcy z większą bacznością zaczęli przyglądać się kwestiom związanym z ochroną danych osobowych. Taka wzmożona troska nie dotyczy jedynie przechowywania akt, chociaż dbanie o ten proces jest niezbędny, aby działać zgodnie z unijnymi przepisami. Ochrona danych osobowych dotyczy również informacji, znajdujących się w dokumentach, które straciły swoją ważność i są zbędne w firmie.

Wraz z wejściem w życie RODO przedsiębiorcy z większą bacznością zaczęli przyglądać się kwestiom związanym z ochroną danych osobowych. Taka wzmożona troska nie dotyczy jedynie przechowywania akt, chociaż dbanie o ten proces jest niezbędny, aby działać zgodnie z unijnymi przepisami. Ochrona danych osobowych dotyczy również informacji, znajdujących się w dokumentach, które straciły swoją ważność i są zbędne w firmie.

Jak zadbać o bezpieczne niszczenie dokumentów?

Nawet jeśli niszczymy dokumenty samodzielnie, np. z pomocą niszczarki, powinniśmy zadbać o stanowisko naszej pracy. Żeby zniszczyć akta, należy wyjąć je z szafy, wypiąć z segregatora oraz włożyć poszczególne kartki do niszczarki. Jeśli w pomieszczeniu będzie wtedy przebywać osoba nieupoważniona, ryzykujemy, że dane zostaną ujawnione. Taka wzmocniona procedura bezpieczeństwa dla wielu osób może brzmieć jak przesada. Lepiej jednak przedsięwziąć wszystkie kroki, które mogą uchronić nas przed ryzykiem kary. Jeśli nie przestrzegamy RODO, możemy zostać obciążeni ogromną karą pieniężną. Zabezpieczenie miejsca pracy osoby niszczącej dokumenty jest szczególnie ważna w dzisiejszych czasach, gdy właściwie każdy jest stale wyposażony w urządzenia rejestrujące.

Bezpiecznie niszczenie dokumentów w firmie to również dobranie odpowiedniej metody utylizacji. RODO nie narzuca nam konkretnych sposobów działania. Na tym polu mamy więc względnie dużą dowolność. Pamiętać musimy tylko, że niezależnie od tego, jaką metodę niszczenia dokumentów wybierzemy, zutylizowane akta powinny uniemożliwiać odczytanie informacji. Nagłośnione sprawy wycieku danych z wielkich korporacji pokazują, jak duży nacisk należy kłaść na to, jak postępujemy ze zniszczonymi aktami. W ujawnionych sytuacjach zdarzało się bowiem, że niepowołane osoby zyskiwały dostęp do ścinków, znajdujących się w korporacyjnych śmietnikach.

Jak o bezpieczeństwo dbają profesjonalne firmy oferujące niszczenie dokumentów?

Zgodnie z RODO niszczenie dokumentacji uznaje się za przetwarzanie danych, dlatego powinniśmy dołożyć wszelkich starań, aby proces ten został przeprowadzony z zachowaniem wymaganych standardów bezpieczeństwa. Ochronę danych osobowych priorytetowo traktują przedsiębiorstwa, które specjalizują się w utylizacji akt. Takie zabezpieczenia wykluczają ryzyko wycieku danych oraz dają klientowi komfort i pewność, że powierzył zadanie odpowiedniej firmie. Rhenus (z ofertą firmy można zapoznać się pod tym linkiem https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/niszczenie-dokumentow-w-systemie-bezpiecznych-pojemnikow/) i inne przedsiębiorstwa tego typu na co dzień stosują:

  • system bezpiecznych pojemników

Takie rozwiązanie charakteryzuje się prostotą i jednocześnie dużą funkcjonalnością. Pojemniki przeważnie są wykonane z aluminium lub plastiku. Są lekkie, mobilne i zamykane w taki sposób, że dostęp do nich ma tylko osoba, która je wypełnia aktami oraz osoba, która poddaje akta utylizacji. Wymiana pojemników może występować jednorazowo lub cyklicznie, w zależności od preferencji klienta. Tego typu kontenery mają różną pojemność – od 60 do nawet 600 litrów, toteż każde przedsiębiorstwo jest w stanie dobrać rozwiązanie, które najlepiej mu pasuje.

  • certyfikaty i inne poświadczenia

W rzetelnych firmach każdy krok odbywa się oficjalnie i zostaje potwierdzony odpowiednią dokumentacją. Klient potwierdza odebranie zapełnionych pojemników przez przedstawiciela firmy zajmującej się niszczeniem dokumentów. Po całym procesie wygenerowane zostaje również specjalne poświadczenie, które jest dowodem na to, że utylizacja przebiegła pomyślnie.

  • lokalizowanie pojemnika

Pojemnik opuszcza biuro klienta, ale ten nigdy do końca nie traci go z oczu. Dzięki wyposażeniu aut w lokalizatory GPS osoba zlecająca niszczenie dokumentów na każdym etapie transportu jest w stanie określić, gdzie znajduje się jego pojemnik. W dodatku wszystkim pojemnikom nadawany jest indywidualny numer, który pojawia się w oficjalnej dokumentacji potwierdzającej niszczenie.

Zgodnie z RODO niszczenie dokumentacji uznaje się za jej przetwarzanie, dlatego powinniśmy dołożyć wszelkich starań, aby proces ten został przeprowadzony z zachowaniem wymaganych standardów bezpieczeństwa.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.